いきなりですが会議でいうファシリテーションとは具体的にどういう意味なのでしょうか？
なんとなく司会のようなイメージがありますが、必ずしも仕切ればいいというものではありません。よい良い結果を導き出すために、中立的な立場で会議を円滑に進め、サポートすることです。
具体的には
・方向性やゴールを定める
・雰囲気作り
・コミュニケーションの促進、情報共有
・話をまとめる、整理する、軌道修正する。
・時間管理
・結論に導く。合意形成。
自然に身についていれば誰も苦労しないので、テレビ朝日 平石アナウンサーの著書を勉強させて頂きました。重要な要素は3つ
「準備力」必要な情報を揃えてイメージし、事前シュミレーションする。自分も参加者として意見は準備する。
「聞く力」話すよりも、相手に寄り添い意見を引き出しながら軌道修正する
「場を作る力」場を和ませ活性化させる
■ファシリテーターの心得
ファシリテーションはこれという方というよりは、出席メンバー、会議の内容、雰囲気等に合わせて柔軟に対応する必要があると言えそうです。
議論の活性化や意見を引き出すためには、軸は持ちつつも、相手に対しては攻撃的ではなく、寄り添い味方であることも重要です。短い時間の中で信頼関係を築けるかも大事な要素です。時には発言の少ない参加者に配慮したり、意見を聞いたりまで気を遣えれば議論が一方的にならずにすみます。全員が参加できるように導くのも大事な要素で、冒頭で全員の意見を聞くというのも効果的なようです。但し、時間はオーバーには注意ですが。
特に序盤の流れでどこまで議論が深まるかが決まるので、極力否定的な意見は避け、相手の意見を引き出して議論の材料を増やすような流れを作るのがベターです。
ファシリテイターも万能ではないので分からないことは分からないというのも大事です。不信感や、そもそも議論が間違った方向性に行く可能性もありますよね。
司会進行もファシリテーターがと思いがちですが参加者にも協力してもらう方が思わず脱線や時間オーバーなどに意識が向くようになります。
■円滑の進めるコツ
最近はWebで実施されることも多く、相手の顔だけだったり、雰囲気も分からないのでリアクションは大げさ目の方が伝わりやすいようです。場の雰囲気作りのためにもその辺りも意識が必要です。
また、声も重要なツールです。大きさやテンポで場の雰囲気も変わるので会議までに声の調子も整えるのも忘れずないようにしたいですね。
また、議論の階層を常に意識して話の軌道修正も大事な役目です。そもそも論とかになりがちですが、実際今何を目的に話しているかを常に意識してゴール向かう意識は常に持っておきたいですね。
■準備
ぶっつけ本番では会議の流れを作るどころか、流れにものれないのでいかに事前準備するかは本当に大事ですよね。参加者、情報、必要知識等、優先度の高いものはきっちり頭に入れておきたいです。昇格試験ではそれは分からないので、普段から様々な情報や意見に触れて、広い視野で物事を見て、様々な視点で語れるように意識しておくことが必要です。
番組の司会進行に例えての内容ではありますが、実際のファシリテーションを行う心づもりや、視点、テクニックは非常に参考になるので興味のある方は是非！